提携文書をあえてWordではなくExcelで作るメリットとは?

ペーパーレスが会社でも進んでいるところも多いと思いますが、まだまだ仕事でFAXを利用することが多いとでしょう。

仕事でよく使うFAX文書を作成する時、Wordにテンプレートを作成して取引先に応じて変更箇所を訂正するというパターンを使っている方がほとんどだと思います。

Wordはその名の通り文書作成ソフトなのでそれが一番正しい使い方なのですが、ここは少し発展させてあえてExcelでよく使うFAX文書を作って応用をしてみたいと思います。

まずExcelを開き、定型パターンの文書を行や列を上手く利用して綺麗に作ってください。それだけならWordでも十分なのでわざわざエクセルにする意味がないのですが、ここからがExcelならではの機能でより便利になります。

例えば送り先ですが、いちいち入力するのは面倒です。送り先がいくつか決まっている場合には、送り先を入力するセルにプルダウンメニューを作り、あらかじめFAXの送り先の名前を入力しておくのです。こうすればプルダウンで送り先を選択するだけで、送り先が表示されるので入力する手間が省けます。

この文書にExcelのプルダウンメニューを利用する方法は、様々なことに活用できます。例えば簡単な見積もりを出す際、価格の候補が数個しかない場合にはその価格をプルダウンメニューに登録してしまうのです。すると価格を入力せず選択をするだけでいいので、ミスを減らす効果もあります。

Wordには文書、Excelは表計算と今まである使い方だけでなく、そこから広げて様々な使い方を考えていくと「Office」はさらに便利になります。

エクセルを使ってグラフデータを作成すると非常に綺麗に見せることができます。
エクセルでは生データを入力し、管理することはもちろんのこと、その入力したデータをグラフとして表示し、編集する機能にとても優れています。
まず、必要なデータ範囲を指定し、グラフの作成ボタンを押します。グラフを作成する際にそのグラフの種類を選びます。例えば、棒グラフであるとか円グラフであるとかです。そして作成したグラフは凡例などを表示することができますし、グラフタイトルや縦軸・横軸のタイトルもきれいに書くことができます。
特にパワーポイントに貼り付ける場合などは、通常エクセルで作成したグラフをデフォルトのままではなく、少し加工して使用します。まず、外枠はデフォルトの黒線からすべて色なしに変更します。そしてグラフの横線や縦線も消します。こうすることで、グラフのデータがプロっぽく見えるからです。このように加工したのち、パワーポイントに加工しています。
また、エクセルでのデータ作成・加工で便利なところは、ピボットテーブル機能を用いたクロス分析を行えるところです。こうすることで、生データがどの属性の時にどのような値をとったかを分析することができます。このように加工されたデータは非常に質の高いものが出来上がり、さらにそれを傾向としてグラフにするだけで、大変プロフェッショナルなグラフへと変化します。
普段使用しているエクセルですが、大変高い機能を有しています。是非深く使用して文書を作成していただきたいと思います。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ご注文サイト  

関連記事

ご注文サイト

おすすめ記事

  1. 今、デザインの美術館や博物館に行くと60-70年代のシルクスクリーンのポスターの良い作品を見る事が出…
  2. ポスター印刷を頼んでみようかとお考えの方も多いと思います。 では業者に頼んだ場合、料金はいくら…
  3. 3Dプリンターというのをご存知ですか?3D、つまり3次元、つまり立体のものを作成できるプリンターです…
  4. ポスターの内容などは自分には関係がないものだと思っている人も多いです。しかし、一概にそういったことは…
  5. 印刷用紙の種類について調べてみると、その多さに驚きます。用紙の種類をいくつか挙げてみたいと思います。…

話題をチェック!

  1. 2015/4/5

    新たなサービスの提供が求められる印刷業界

    よく、印刷業はもうだめだ。インターネットや、電子出版が進み紙媒体が廃れると言われています。本当にそう…
  2. 2015/7/11

    レンチキュラー印刷によるアートの発展

    残念ながら印刷業界全般は、最近、元気がありません。その原因は幾つか考えられますが、やはり最大のものは…
  3. 2015/1/28

    WordやPowerPointなどのOfficeデータからポスター印刷データへの変換は無料です

    ポスターを制作する際にどんなソフトを用いますか?デザイン関係の仕事をしている方はIllustrato…
  4. 2015/6/18

    家庭における手軽な印刷とプロの印刷業者との共存

    パソコンやプリンターといった利便性の高い機器の発展や浸透によって、いわゆる一般人と印刷という技術の距…
  5. 2015/7/14

    広告手段としてポスターを掲示するメリット

    最近、街には色々な広告媒体が氾濫しています。壁面全体を覆うような広告、横断幕タイプ、遠くにいても目に…
ページ上部へ戻る