提携文書をあえてWordではなくExcelで作るメリットとは?

ペーパーレスが会社でも進んでいるところも多いと思いますが、まだまだ仕事でFAXを利用することが多いとでしょう。

仕事でよく使うFAX文書を作成する時、Wordにテンプレートを作成して取引先に応じて変更箇所を訂正するというパターンを使っている方がほとんどだと思います。

Wordはその名の通り文書作成ソフトなのでそれが一番正しい使い方なのですが、ここは少し発展させてあえてExcelでよく使うFAX文書を作って応用をしてみたいと思います。

まずExcelを開き、定型パターンの文書を行や列を上手く利用して綺麗に作ってください。それだけならWordでも十分なのでわざわざエクセルにする意味がないのですが、ここからがExcelならではの機能でより便利になります。

例えば送り先ですが、いちいち入力するのは面倒です。送り先がいくつか決まっている場合には、送り先を入力するセルにプルダウンメニューを作り、あらかじめFAXの送り先の名前を入力しておくのです。こうすればプルダウンで送り先を選択するだけで、送り先が表示されるので入力する手間が省けます。

この文書にExcelのプルダウンメニューを利用する方法は、様々なことに活用できます。例えば簡単な見積もりを出す際、価格の候補が数個しかない場合にはその価格をプルダウンメニューに登録してしまうのです。すると価格を入力せず選択をするだけでいいので、ミスを減らす効果もあります。

Wordには文書、Excelは表計算と今まである使い方だけでなく、そこから広げて様々な使い方を考えていくと「Office」はさらに便利になります。

エクセルを使ってグラフデータを作成すると非常に綺麗に見せることができます。
エクセルでは生データを入力し、管理することはもちろんのこと、その入力したデータをグラフとして表示し、編集する機能にとても優れています。
まず、必要なデータ範囲を指定し、グラフの作成ボタンを押します。グラフを作成する際にそのグラフの種類を選びます。例えば、棒グラフであるとか円グラフであるとかです。そして作成したグラフは凡例などを表示することができますし、グラフタイトルや縦軸・横軸のタイトルもきれいに書くことができます。
特にパワーポイントに貼り付ける場合などは、通常エクセルで作成したグラフをデフォルトのままではなく、少し加工して使用します。まず、外枠はデフォルトの黒線からすべて色なしに変更します。そしてグラフの横線や縦線も消します。こうすることで、グラフのデータがプロっぽく見えるからです。このように加工したのち、パワーポイントに加工しています。
また、エクセルでのデータ作成・加工で便利なところは、ピボットテーブル機能を用いたクロス分析を行えるところです。こうすることで、生データがどの属性の時にどのような値をとったかを分析することができます。このように加工されたデータは非常に質の高いものが出来上がり、さらにそれを傾向としてグラフにするだけで、大変プロフェッショナルなグラフへと変化します。
普段使用しているエクセルですが、大変高い機能を有しています。是非深く使用して文書を作成していただきたいと思います。

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